Когда у документов в архиве истекает срок годности, казалось бы, что сложного, взять их и выкинуть? Однако это простое, на первый взгляд, решение ошибочно. Существует специальная процедура уничтожения архивных документов.

Шаг первый, экспертиза

Чтобы избавиться от «просроченного» архива правильно, для начала необходимо создать экспертную комиссию. Она определит ценность каждого документа и выберет те, которые необходимо хранить дальше. В комиссию входит руководитель предприятия и те, кого он назначит. Состав комиссии утверждается приказом.

Шаг второй, опись

Результатом работы экспертной комиссии становится опись. Строго говоря, описей несколько:

• дел постоянного хранения;
• дел временного размещения;
• дел, не подлежащих хранению.

Те документы, которые нужно хранить постоянно, продолжают пылиться в архиве. А вот срок годности дел временного хранения будет пересмотрен в следующий созыв экспертной комиссии. Список же дел, не подлежащих хранению, утверждается руководством и в некоторых случаях вышестоящими организациями. Только после утверждения этого списка руководителем предприятия, документацию можно уничтожить. После уничтожения дел составляется акт.

Шаг третий, уничтожение

Поскольку дела, «приговоренные» к уничтожению, нельзя использовать в хозяйственных нуждах, избавляются от документов следующими способами:

• шредирование;
• сжигания.

В первом случает дела мелко-мелко измельчают при помощи промышленного шредера. В дальнейшем получившуюся массу используют как вторсырье на целлюлозно-бумажном комбинате. Ну и со вторым случаем все ясно, архив уничтожения документов просто-напросто сжигается.

Хранение и уничтожение документов, не подлежащих восстановлению

Бывает, что уничтожаются бумаги, срок хранения которых еще не истек. Списание таких документов осуществляется специальным актом. А за порчу личных дел или отчетов, к примеру, организация вправе привлечь виновного сотрудника к материальной ответственности.

Это стоит учесть

В иных случаях за уничтожение документов, срок хранения которых еще не истек, предусмотрена не только административная, но и уголовная ответственность.